Binnen bijna alle organisaties worden projecten uitgevoerd. Dat kunnen zowel interne als ook externe projecten zijn. De leidende overeenkomst zit hem in de aard van een project: een project is een in de tijd en middelen begrensde activiteit om iets te creëren. Kortom, een project bevindt zich idealiter binnen de driehoek tijd, scope en geld.

De rol van een Project Controller binnen projecten wordt op verschillende manieren ingevuld. Dit gaat van administratieve ondersteuning richting het Project Management tot volledig back to back functioneren met het Project Management. Dit betekent dat voor de belangrijke functie van Project Controller er in de praktijk nog veel verschil is in kwaliteit en inzetbaarheid.

Veelal wordt de rol van Project Controller onderschat. Als je alleen al kijkt naar de diversiteit van werkzaamheden heb je een multitalent nodig om de rol van Project Controller goed in te vullen. Vaak zie ik dat een Project Administrateur een dergelijke rol krijgt toebedeeld; Project Administratie is ook belangrijk, maar niet te vergelijken met de rol van de Project Controller. Denk alleen maar aan de scheef gaande vergelijking tussen een Financial Controller en een Business Controller: it’s a complete different ballgame!

De Project Controller is verantwoordelijk voor het invullen van alle randvoorwaarden van een project:

De Project Controller is het bedrijfseconomische geweten van een project. Hij/zij zorgt ervoor dat alle randvoorwaarden worden ingevuld en bewaakt. Denk hierbij aan een werkbare projectstructuur, planning, verantwoording over budget en uitnutting daarvan, zorgen voor de juiste communicatie enzovoort.
Een heel belangrijke functie is het goed opzetten en bijhouden van een werkend risicomanagement systeem, waarbij niet alleen de risico’s in beeld zijn gebracht en gewogen op basis van impact en kans, maar ook de mitigerende maatregelen benoemd zijn. De Project Controller zorgt voor een continue communicatie over risico’s, want deze kunnen een project maken en breken.
Een tweede belangrijke taak van de Project Controller is het opzetten van een changemanagement systeem, waarbij wijzigingen in een project worden vastgelegd in tijd, geld en impact en waarvoor expliciet goedkeuring moet worden geregeld.

De Project Controller zorgt er, als intern geweten, voor dat alle stakeholders juist, tijdig en volledig op relevante onderdelen worden geïnformeerd; gevraagd en ongevraagd.

Op de vraag of een Project Controller toegevoegde waarde levert op projecten is er slechts een antwoord mogelijk: Ja, dat doet ‘ie zeker. Voorwaarde is wel dat de functie wordt ingevuld zoals hierboven is beschreven. Een goede Project Controller begrijpt wat er nodig is om het project tot een goed einde te brengen en gaat daarover de discussie aan met de stakeholders. Een goede Project Controller is daarmee voor het project gelijkwaardig aan een Project Manager: Back to Back.